Därför är en tydlig kravspecifikation viktig

808-1

Det är inte något fel med att ställa krav. I många situationer är det viktigt för att du ska nå fram till dina mål. Men vad som kan ställa till med problem är om kraven inte är tydligt specificerade. Du måste ha klart för dig vad du vill ha, så att den andra parten kan uppfylla dina önskemål. Om kraven är luddiga blir det svårt för alla parter att nå fram till målet.

Nu är det inte alltid så lätt att formulera sina krav. Det krävs en hel del framåtanda kombinerat med erfarenhet för att utröna vad som faktiskt är praktiskt möjligt. Naturligtvis måste du ha klart för dig vart du vill komma med ett visst projekt eller förfrågan. Det ska också passa in i det stora hela. Alla företag bör ha en klar vision med både lång- och kortsiktiga mål. Allt detta ger dig större chans att lyckas med vad du än företar dig.

Hjälp med att ställa krav

Eftersom det är en så viktig del av företagets aktiviteter så finns det flera bra hjälpmedel att ta till. Lär dig göra det på rätt sätt en gång för alla så att du har ett bra grepp om det. Det finns mycket bra mallar och information som kan göra det lättare att klara av denna bit. Men lämna det aldrig åt slumpen utan se till att formulera dina önskningar så tydligt som möjligt. Smart krav specifikation av hög standard är nödvändigt för ett lyckat projekt.

Det handlar alltså inte bara om kravspecifikation, utan helst ska den vara smart också. Detta är något som du har nytta av i alla delar av verksamheten. Mål och krav måste vara realistiska, till exempel, för annars kan du lika gärna lägga av med en gång. Om de inte går att genomföra kommer du bara att slösa med dina resurser. Samtidigt så vill du inte att det ska ta allt för lång tid, så sätt begränsningar även här.

SMART är ett bra sätt att arbeta. Du kan tillämpa dess principer på flera olika områden. Till och med privatpersoner kan ha nytta av detta sätt att sätta mål och krav på. Hela tiden så är det ju en fråga om att balansera dina resurser. Något som alla har begränsad tillgång till. Så låt dem jobba för dig på ett effektivt och smart sätt.

808-2

Full kontroll över verksamheten

Du kan inte lämna saker och ting åt sig själva. Då blir ingenting gjort och företaget går inte framåt. Samtidigt så kan du inte vara orealistisk och tro att bara för att du vill något så kommer det att gå igenom. Om målet inte är klart så kan det också vara svårt för dina medarbetare att förstå vad de ska göra. De kan vara hur kvalificerade som helst, men om instruktionerna inte är tydliga så blir det inte så bra som det skulle kunna. Så kan en otydlig kravspecifikation få stora konsekvenser. Läs mer i den här artikeln i Aftonbladet.

Ibland så fungerar något dåligt oavsett hur bra din kravspecifikation är. Men det är inte alls det samma som att ha varit otydlig redan från början. Det kan hända att något oförväntat uppstår, ett hinder som du måste jobba runt. Eller så är det inte lika lätt som du trodde att få något gjort. Det kanske krävs ytterligare resurser, vare sig det handlar om pengar eller personal.

Hoppas på det bästa

Du kan ju naturligtvis bara ge någon sorts order och sedan hoppas på det bästa. Lämna det helt i händerna på din leverantör, projektledare eller medarbetare. Problemet här är att alla har sina egna tankar och förståelse av en viss uppgift. De kanske inte håller med dig om vad du har i åtanke, eller så känner de inte ens till dina önskningar. Computer Sweden skriver i den här artikeln om varför du riskerar att misslyckas utan en tydlig kravspecifikation.

Något annat som kan skapa friktion är om du klagar på det du får. Har du inte gett en tydlig specifikation så kan du faktiskt inte säga allt för mycket om resultatet inte blir som du tänkt dig. Naturligtvis ska det inte vara så långt ifrån, så pass mycket måste du ha kommunicerat. Men detaljerna kommer troligtvis inte alls vara de du önskar, vilket kan vara ett stort slöseri med tid.

Utforma en effektiv kravspecifikation

Det låter inte så roligt att utforma en kravspecifikation. Du brinner av energi och vill komma igång med projektet så fort som möjligt. Din vision ligger där framför dig och nu är det dags att nå fram till målet. Men det kan lika gärna handla om en vanlig förfrågan inom företaget. Ett led i utvecklingen med en uppgift som måste utföras.

808-3

Den gemensamma nämnaren är att kraven måste specificeras. Till att börja med måste syftet med projektet eller uppgiften vara klar. Kanske med en nischad målgrupp eller mer detaljerade mål som du vill uppnå. Om det är fråga om ett delmål kan det vara bra att samtidigt ha en tydlig slutprodukt så att alla ser vart det hela är på väg.

Rada upp alla de krav som måste uppfyllas för att projektet ska anses vara färdigt. Det kan vara bra att ta med några saker som du skulle vilja ha med men som inte är absolut nödvändiga. OM det är ett långtidsprojekt kan du behöva justera dina krav vartefter. Men det viktigaste bör vara med redan från början.

Varför du bör ha en kravspecifikation

En av de största orsakerna till att det fungerar så bra med kravspecifikationer är att du sparar tid. Det är inte bara ett trivialt ordspråk att tid är pengar. Rent bokstavligen så tjänar du på att inte slösa med denna resurs. Helt klart så tar det tid att analysera och formulera sina krav och målsättningar.

Men i längden så tar det både mindre tid och kostar inte lika mycket om alla vet exakt vad som förväntas av dem. Det är som när du ber en arkitekt göra ritningar för ett bygge. Även om det tar tid så är det en ovärderlig uppgift. Kravspecifikation är minst lika viktigt.  

 

emmalundstrom